Planejar-se com antecedência é uma das formas mais eficientes para economizar tempo no seu dia a dia. 

Por isso, vale a pena reservar um tempinho do seu domingo ou do seu dia de preferência para organizar suas tarefas ao longo da semana.

Pensando em te ajudar na sua organização e gestão de tempo, a FAZ preparou esse material com uma série de dicas sobre como fazer um bom planejamento semanal e fazer seu tempo render mais.

Entenda a diferença entre compromissos e tarefas

É importante ter ciência de que compromissos são todas aquelas ações que possuem uma hora marcada, tanto para iniciar quanto para acabar.

Ou seja, costumamos ter uma boa noção de quanto tempo investiremos em cada um dos compromissos, geralmente agendados com certa antecedência durante a semana.

Enquanto isso, as tarefas não possuem essa mesma rigidez e podem ser executadas ao longo da semana, de acordo com o tempo disponível e a urgência de cada uma.

#01. Utilize uma agenda

Se essa agenda vai ser de papel ou virtual, fica a seu critério.

O mais importante aqui é a adesão a esse recurso e que todos os seus compromissos e atividades estejam organizados em um só lugar para que nenhum deles seja esquecido e para que você reserve o tempo necessário para a realização de cada uma das suas atribuições.

#02. Esvazie sua mente

Ao começar seu planejamento, escreva todos os seus compromissos e tarefas de uma forma que seja possível visualizá-los da forma mais clara possível.

Por enquanto, não é necessário seguir uma ordem específica, apenas tente lembrar-se de todas as ações que precisam ser realizadas naquela semana para que você possa organizá-las da melhor forma posteriormente.

#03. Classifique as tarefas

A partir da lista, comece a classificar seus compromissos e suas tarefas por ordem de importância.

Você pode seguir os critérios de prioridade descritos por Christian Barbosa em seu livro A Tríade do Tempo, são eles:

1. Tarefas importantes: são aquelas que trazem resultados mais efetivos, que fazem a diferença no seu trabalho, na sua comunidade e para as pessoas que convivem com você.

Geralmente as tarefas importantes:

• Têm prazo para serem cumpridas, caso contrário elas seriam classificadas como urgentes;
• São tarefas pessoais, importantes para você, mas não necessariamente para outras pessoas;
• Proporcionam prazer ao serem executadas;
• Trazem resultados positivos a curto, médio ou longo prazo;
• São espontâneas;

Tarefas urgentes: todas aquelas tarefas que precisam ser feitas de imediato e que, caso não sejam realizadas o mais cedo possível, ocasionarão prejuízos ou consequências negativas.

Tarefas circunstanciais: aquelas que você é levado a fazer por uma situação, condição, ambiente ou até mesmo outra pessoa – independentemente de sua vontade.

Por exemplo, uma visita inesperada que te consome tempo ou muitas horas perdidas jogando video-game.

Deve-se ter cautela porque elas podem ser viciantes e ocupar grande parte do seu tempo desnecessariamente e não trazem resultados interessantes.

Elas podem ainda gerar sensação desconfortável, insatisfação, angústia, cansaço ou decepção.

Além disso, por mais que elas possam ser importantes ou urgentes para outras pessoas, provavelmente não o são para você, mas você pode acabar aceitando-as por educação ou por receio de dizer não, mesmo sem sua plena vontade.

Por fim, no livro o autor afirma ainda que o equilíbrio ideal na rotina de alguém deve ser composto em sua maior parte pelas tarefas importantes (70%), seguidas pelas urgentes (20%) e as circunstanciais (10%).

#04. Estabeleça a ordem de prioridade

Uma vez que você já classificou cada item da sua lista, é mais fácil estabelecer uma ordem para executar as atividades.

Priorize as urgências, depois faça as tarefas importantes e, por último, deixe as tarefas circunstanciais.

Faça isso sempre respeitando, é claro, os seus compromissos,

E não esqueça de considerar seu tempo de lazer e de descanso, os quais jamais devem ser negligenciados.

#05. Execute

De nada adianta seguir todos esses passos e não executar o planejado, ou pelo menos o que estiver dentro do seu alcance.

Nessa etapa, vale a pena investir em alguns truques para tornar-se mais produtivo, por exemplo:

• Se a tarefa vai levar menos de 2 minutos, faça agora!
  Não deixe para depois pequenos problemas que podem ser resolvidos de forma rápida.
  Dessa forma, você evitará que sua lista de tarefas fique ainda maior e você acabe esquecendo.

Precisa agendar uma consulta médica? Ligue agora e livre-se dessa obrigação!

• Ao se planejar, leve em consideração os recursos que você terá acesso durante o dia e os lugares que você vai estar.
  Por exemplo, horas aguardando uma consulta ou um voo podem ser utilizadas para colocar as leituras em dia ou para adiantar pendências profissionais ou do trabalho.
  
• Tenha foco!
  Aprenda a dizer não às tarefas desimportantes e àquelas que não fazem parte do seu planejamento.
  Caso esteja envolvido em alguma atividade agora e acabe se lembrando de alguma outra atividade que ainda precisa fazer, anote na sua agenda e tente encaixar a nova tarefa da melhor forma depois, quando acabar o que está fazendo, para não perder a concentração.
  Outra coisa que pode ajudar a manter o foco, é a técnica pomodoro, que consiste em dividir seu dia em blocos de tempo, geralmente de 25 minutos, e distribuir suas tarefas de acordo com esses blocos, geralmente intercalados por períodos mais curtos de tempo, com mais ou menos 5 minutos.
  Dessa forma, você passa os 25 minutos concentrado em uma determinada atividade e descansa durante os intervalos de 5.

Conclusão

Começar a semana tendo uma ideia clara de quais serão seus compromissos e prioridades ao longo dela faz toda a diferença para manter o foco e para uma boa gestão do tempo.

A principal vantagem de fazer um planejamento semanalmente é trabalhar de maneira mais proativa, uma vez que você já tem a lista de tarefas da semana inteira, além de ter maior visibilidade e controle sobre seus compromissos durante todo o período.

Nós da FAZ esperamos que esse material tenha sido útil de alguma forma para você e te convidamos para tentar colocar essas dicas em prática!

E caso queira mais dicas de produtividade e planejamento, entra em contato conosco!

Ficaremos felizes em colaborar!