Com certeza em algum momento de sua vida você já pensou que o dia poderia ter mais horas ou que um determinado prazo era curto demais para que você pudesse dar conta da sua entrega.

E em boa parte das vezes isso se dá pela falta de um bom planejamento e de uma boa administração do seu tempo.

Pensando nisso, a FAZ elaborou esse material com o objetivo de te ajudar a manter uma melhor administração do seu tempo.

Importância da administração do tempo

O tempo é um recurso finito e muito valioso.

Administrá-lo consiste em gerenciar suas horas e minutos de maneira otimizada a fim de conseguir uma melhor produtividade, qualidade de vida e bem-estar.

A priori a administração do tempo pode parecer difícil, principalmente porque geralmente requer mudanças de hábitos, mas a tendência é que no final das contas ela seja bastante vantajosa e que lhe sobre ainda mais tempo para dedicar-se às atividades que mais gosta.

Para começar, aqui vão algumas dicas:

#01. Faça um planejamento

Comece seus dias fazendo um check list de tudo que precisa ser feito.

Além disso, sempre revise o seu planejamento, pois alguns prazos podem ser alterados ou algumas tarefas podem deixar de ser importantes.

Para definir as prioridades você pode utilizar uma Matriz GUT, uma ferramenta super completa que te fornecerá a sequência ideal para cumprir o seu check list de tarefas.

#02. Saiba definir prioridades!

De vez em quando é provável que você tenha uma lista enorme de tarefas a fazer e que o tempo disponível para isso naquele dia não seja suficiente.

Uma boa dica para organizar-se, é seguir as dicas do autor Christian Barbosa no seu livro “A Tríade do Tempo”.

Nele, Christian classifica as tarefas em três categorias: 

• Importantes: aquelas que trazem resultados mais efetivos, que fazem a diferença no seu trabalho, na sua comunidade e para as pessoas que convivem com você.
  Exemplo: buscar um filho na escola ou fechar um contrato com um cliente importante.
  
• Urgentes: as que precisam ser feitas imediatamente e que, caso não sejam realizadas, provavelmente acarretarão algum tipo de prejuízo ou consequência negativa.
  Exemplo: fazer um exame que vem sendo adiado há muito tempo ou consertar uma máquina fundamental para a sua produção.
  
• Circunstanciais: as tarefas você é levado a fazer em razão de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa – independentemente de sua vontade.
  Exemplo: passar uma tarde assistindo TV ou um favor para um amigo.
  

De acordo com o autor, a tríade ideal seria composta pelo equilíbrio dessas tarefas, formado por 70% de tarefas importantes, 20% de tarefas urgentes e 10% de tarefas circunstanciais.

#03. Técnica Pomodoro

A técnica do Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirillo na década de 80 e funciona como um método para gerenciar o tempo e manter o foco.

Ela consiste em dividir seu dia em pedaços de 25 minutos, separando-os por intervalos de 5 minutos e, a cada quatro pedaços de 25 minutos, você pode fazer uma pausa maior, geralmente de 20 a 30 minutos.

Esse método baseia-se na ideia de que é mais fácil manter-se concentrado e produtivo fazendo essas pausas para descansar e arejar a mente, evitando um possível esgotamento mental.

Além disso, o temporizador ou cronômetro utilizado ajuda a impor um senso de urgência à atividade em questão.

Na internet ou nas lojas de aplicativos você encontra diversos modelos de pomodoro que podem ser usados gratuitamente e de maneira super prática, o que torna essa tática muito fácil de ser adotada.

#04. Organize seu ambiente

Geralmente subestima-se a importância do ambiente nas nossas atividades diárias, mas estar em um ambiente limpo, organizado, bem arejado e iluminado faz toda a diferença na produtividade, favorece a nossa concentração e ainda nos poupa tempo ao procurarmos determinados objetos.

Ao final do dia, que tal deixar tudo preparado para o dia seguinte?

Dessa forma, você terá menos dificuldade para começar seu trabalho e, consequentemente, já começará sua rotina melhor.

#05. Seja breve em reuniões e/ou ligações

Ao conduzir uma reunião, deve-se ter em mente que reuniões produtivas são aquelas que servem para tomar decisões e repassar informações importantes!

Para isso, segue algumas dicas para que o tempo dedicado às reuniões seja utilizado da melhor forma:

• Elabore uma pauta e siga o planejamento! É importante que todos os participantes estejam a par do que vai ser discutido para que tenham uma breve noção de como poderão ser úteis naquele momento.
  Elaborando e enviando uma pauta antecipadamente você dá tempo para que os demais participantes se preparem e busquem as informações necessárias para participar do evento em questão.
• Ao falar, seja objetivo! Evite ficar dando voltas, trazer assuntos irrelevantes e tente ser o mais claro possível ao transmitir suas ideias.
• Em muitos casos, vale a pena fazer as reuniões com a equipe em pé, dessa forma elas acabam realizando-se mais rapidamente.
• Lembre-se que atualmente muita coisa pode ser resolvida de maneira rápida e remota, evitando desperdício de tempo em trajetos até determinados locais. Antes de convocar uma reunião ou exigir a presença de alguém, pense se aquele assunto precisa mesmo ser resolvido pessoalmente.

#06. Terceirize tarefas!

Nem todas as atividades precisam ser realizadas por você e reconhecer isso envolve alguns fatores importantes: saber quando você for imprescindível para que algo seja realizado e confiar na equipe responsável (interna ou externa) quando não for o caso.

Assim, você terá mais tempo disponível para dedicar-se às obrigações que requerem especificamente o seu trabalho e delegar aquelas que podem ser feitas por outras pessoas.

#07. Utilize a tecnologia a seu favor!

Hoje há uma infinidade de aplicativos e softwares voltados para a gestão de tarefas que podem facilitar e muito a sua vida e a da sua equipe.

Se sua empresa ainda não é adepta dessas tecnologias, considere a possibilidade! 

Essas ferramentas são muito úteis para manutenção das atividades em dia, delegação de tarefas e gestão visual.

Por fim, vale ressaltar a importância de mantê-las sempre atualizadas e de que todos os integrantes do time saibam fazer um bom uso da(s) mesma(s).

Conclusão

Agora que você conheceu algumas táticas para melhorar sua administração do tempo, esperamos que você alcance excelentes resultados colocando-as em prática.

Caso ainda tenha dúvidas a respeito do tema, entra em contato com a gente que, nós da FAZ, ficaremos muito felizes em ajudá-lo!