Se existe alguma coisa comum à todas as organizações, esse algo é o aparecimento constante de problemas a serem solucionados, e eles podem ser solucionados com uma Matriz GUT, sabia?
O surgimento de adversidades está completamente atrelado ao fato da sua empresa estar viva e funcionando, não há como uma organização funcionar sem o ocasionamento de um ou outro imprevisto.
No entanto, essas complicações precisam ser resolvidas para que não se tornem aborrecimentos maiores e acabem trazendo maiores prejuízos para o seu negócio.
Nesse contexto, é bem comum que haja dúvidas na hora de decidir por onde começar ou no que agir primeiro.
Por isso, nós da Faz Consultoria, elaboramos esse material sobre a Matriz GUT, que é uma excelente ferramenta para te ajudar a estabelecer uma ordem de prioridade para a resolução desses possíveis inconvenientes.
O que é uma Matriz GUT?
A Matriz GUT, também conhecida como Matriz de Priorização, foi desenvolvida por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe durante os anos 80 e foi pensado para a resolução de problemas complexos em indústrias japonesas e estadunidenses.
Esse método consiste em uma ferramenta que ajuda na priorização da resolução de pendências ou problemas.
A ferramenta é baseada em três critérios: gravidade, urgência e tendência e, para cada um desses critérios, são atribuídas notas de 1 a 5.
Ao final de tudo, esses valores são multiplicados para a obtenção do resultado, o qual será levado em consideração ao delimitar a ordem que deve ser seguida para resolver os problemas.
Quais as vantagens de se utilizar a Matriz GUT?
Entre os principais benefícios de se utilizar essa ferramenta estão o fato dela ser extremamente simples e aplicável em qualquer contexto.
Não existem muitos custos envolvidos, além do material básico a ser usado e o tempo empregado para elaborá-la e a única exigência é a de que se conheça bem os processos envolvidos.
Ao adotá-la, você também passa a evitar problemas graves e consegue alcançar até mesmo uma maior previsibilidade dos imprevistos em suas operações.
E, além disso, ela também pode ser bastante útil na tomada de decisões estratégicas da empresa, uma vez que você saberá com mais clareza quais os próximos passos a serem tomados.
Quando utilizar uma Matriz GUT?
Essa ferramenta pode ser usada nos mais diversos contextos, envolvendo desde planos estratégicos até a resolução de pequenas complicações cotidianas.
Ela serve para definir uma sequência de atividades e pode ser aplicada na priorização de processos, na gestão de riscos, na priorização de problemas a serem resolvidos, na priorização de não conformidades e em diversos outros contextos.
Como aplicar a Matriz GUT?
Antes de colocar em prática a ferramenta, é necessário compreender melhor os três critérios de classificação:
- Gravidade: este critério mede o impacto causado pela não realização de uma determinada ação ou da resolução de um problema. Aqui você deve se questionar sobre quais os efeitos que a não realização de um projeto pode causar ao longo do tempo.
Após isso, você deve atribuir uma pontuação de 1 a 5, sendo:
#01 – Sem gravidade
#02 – Um pouco grave
#03 – Grave
#04 – Muito grave
#05 – Gravíssimo
- Urgência: aqui deve-se analisar em quanto tempo a ação x ou y deve ser tomada e quais os prejuízos que podem acontecer caso elas sejam adiadas.
E quanto aos níveis para classificação da urgência, eles devem ser:
#01 – Sem urgência
#02 – Pouco urgente
#03 – Urgente
#04 – Muito urgente
#5 – Super urgente
- Tendência: no critério de tendência, deve-se levar em consideração a probabilidade daquele problema crescer ou de gerar consequências negativas caso não seja resolvido logo. Você deve estar alerta para a intensidade com a qual aquele problema se desenvolverá para algo mais grave.
E, assim como os outros critérios, a tendência deve seguir a lógica de cinco diferentes níveis:
#01 – Sem piora
#02 – Pode piorar a longo prazo
#03 – Pode piorar em médio prazo
#04 – Pode piorar em curto prazo
#05 – Pode agravar muito rápido
Após compreender melhor cada critério e seus respectivos níveis, você deve elaborar uma lista com os principais problemas a serem resolvidos e/ou projetos a serem executados na organização.
A partir dessa lista, você deve então montar uma matriz onde, ao lado de cada um dos itens listados, estarão os valores para os três critérios: gravidade, urgência e tendência, conforme mostrado no exemplo abaixo:
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | Grau crítico | Sequência de atividades |
| Lâmpada queimada | 2 | 4 | 4 | 32 | 2 |
| Demissão de funcionário | 2 | 4 | 2 | 16 | 3 |
| Compra de EPI’s | 5 | 5 | 5 | 125 | 1 |
| Porta do banheiro quebrada | 1 | 3 | 2 | 6 | 4 |
O grau crítico é justamente o valor obtido a partir da multiplicação dos três critérios de classificação e é ele quem vai definir a sequência das atividades.
Ou seja, de acordo com o exemplo mostrado, deve-se cumprir a seguinte sequência de atividades:
- Comprar os Equipamentos de Proteção Individual (EPI);
- Trocar a lâmpada queimada;
- Demitir o funcionário;
- Consertar a porta do banheiro;
Conclusão
Em uma empresa real, é natural que a lista de problemas seja bem mais variada e extensa que essa, por isso a ferramenta faz-se ainda mais importante nesse contexto.
Um obstáculo que pode vir a aparecer no estabelecimento da sequência de atividades é o empate entre dois ou mais graus críticos.
Nesse caso, você deve levar em consideração o uso de outras ferramentas aliadas à Matriz GUT, como por exemplo a matriz SWOT.
Essa outra matriz vai te dar um panorama das forças (strenghts), fraquezas (weakness), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da sua organização e, assim, você poderá visualizar os pontos estratégicos que precisam de mais esforços ou melhorias.
Por fim, outra boa opção para a utilização da Matriz GUT é montá-la em grupo, envolvendo todo o time, para que, dessa forma, nenhum problema ou projeto seja deixado de lado e para que as classificações sejam definidas com maior precisão, já que, estando em grupo, é mais fácil prever os riscos que a não realização de cada uma das ações pode acarretar.
Esperamos que esse material tenha sido útil para você!
Caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda para colocar essas dicas em prática, entra em contato conosco!
Ficaremos felizes em ajudar!
